Forsinket hjelp til hjelpefondet

– Det er beklagelig at noe sånt skal skje, sier Kulturstyrets leder Charlotte Spurkeland.

I februar i år sendte Studentenes og Akademikernes Internasjonale Hjelpefond (SAIH) inn sin sedvanlige søknad til Kulturstyret der de søkte om midler til å drive hjelpefondet videre. Kort tid etter fikk de beskjed om at et dokument manglet i søknaden deres og at de måtte ettersende dette snarest.

– Kulturstyret kontaktet oss i mars og fortalte oss at balansedokumentet vårt manglet. Da vi ble gjort oppmerksom på dette sendte vi det inn samme måned, forteller økonomiansvarlig i SAIH, Sigrún Stefnisdóttir.

Tiden gikk og Stefnisdóttir og resten av hjelpefondet ventet, men ingen midler kom.

Ikke første gang

Studvest skrev i fjor høst om en lignende sak. Den gang var det Bergen Kristelige Studentlag (BKS) som måtte vente over åtte måneder på midlene de søkte om fra Kulturstyret.

– Først for noen uker siden fikk vi beskjed om at de trengte statuttene våre, noe vi allerede hadde sendt inn tidlegere, sa økonomiansvarleg i BKS, Vegard Topphol, til Studvest den gang.

– Normalt får vi midlene i samme semester som vi søker, men denne gangen kom de ikke, sier Stefnisdóttir.

Da det hadde gått et par måneder begynte SAIH å purre på Kulturstyret og etterlyse midlene som ikke dukket opp. Og da sommeren kom var det fortsatt ingen tegn til noen forandringer på kontoen deres.

– Vi behandler ingen søknader før de er fullstendige og ved sommerstart var søknaden deres fortsatt ikke komplett, sier Spurkeland.

Forsvunnet dokument

Men hvor var det blitt av dokumentet som SAIH sendte i mars? Kulturstyrets leder forteller at den som var ansvarlig for behandlingen av hjelpefondets søknad sluttet ved starten av sommeren og overlot arbeidet til en annen person som tredde inn i stillingen.

– I starten av september ble vi kontaktet på nytt av Kulturstyret som fortalte oss at de ikke lenger hadde dokumentet som vi ettersendte i mars, sier Stefnisdóttir.

– De sa vi måtte sende det inn snarest så de kunne behandle ferdig søknaden vår på møtet deres den 7. september.

SAIH forteller at de sendte dette balansedokumentet allerede i mars, hvor ble det av?

- Det må ha gått tapt da vi tok inn nye medarbeidere i sommer. Trolig har det ikke vært god nok kommunikasjon mellom den som sluttet og den som overtok, sier Spurkeland.

Også under BKS-saken i fjor høst var dokumenter gått tapt, trolig på grunn utskiftninger i styret.

– Jeg reagerer på at det tok så lang tid før vi fikk forespørselen om å ettersende statuttane våre, fortalte økonomiansvarlig Topphol Studvest da.

– Vi har veldig mange søknader som skal behandles, men slike situasjoner skal ikke oppstå. Det er kjedelig at det skjer, sier Spurkeland.

Det bortkomne dokumentet fra SAIH ble sendt inn på nytt, og den 22. september var støtten fra Kulturstyret endelig inne på kontoen til hjelpefondet.