Brukte ferien på å fikse utvekslingsrot

– Det er ikkje ei god kjensle å reise til andre sida av jorda utan verken pengar eller dei nødvendige trygdepapira, seier Lindis Åse.

Ho tek ein bachelorgrad ved Det samfunnsvitskapelege fakultet (SV), og er no på utveksling til Fudan University i Shanghai, Kina. Då Åse skulle organisere utvekslinga i vår, måtte ho vente heilt til juni med å søkje førehandsgodkjenning av faga ho skulle ta. Det førte til forseinkingar hjå Lånekassen og NAV. Faga må godkjennast for å kunne innpassast i graden ved Universitetet i Bergen (UiB)

– Skaper utryggleik

– Eg fekk beskjed på informasjonsmøtet til Studieadministrativ avdeling om at eg skulle vente med å søkje førehandsgodkjenning til eg hadde fått opptaksbrevet frå Fudan University. Dette kom ikkje før i slutten av juni, seier Åse.

UiB rår studentane til å ha gjort all førehandgodkjenning klart før ferien, og Åse syns det er rart at dei fekk beskjed om å vente så lenge.

– Då eg fekk sendt søknaden var rettleiaren min og alle som har med programmet å gjere på ferie. Dette gjorde at søknaden ikkje blei behandla før i midten av august, fortel Åse.

SV-fakultetet seier at det vanlegvis ikkje skal ta meir enn tre veker å behandle ein slik søknad. Det er kvart enkelt studieprogram eller institutt som må handsame slike søknader.

– Det kan ta litt lengre tid om sommaren når studierettleiarane er på ferie, og vi har nok betringspotensiale her. Dersom nokre studentar har fått problem er det beklageleg, seier internasjonal koordinator ved SV-fakultetet, Eva Svensson.

– Slike ting skaper utryggleik for studentane som skal reise ut. Sjølv brukte eg mange dagar av ferien på å ordne opp med Lånekassen og NAV. Det blei ein vond spiral der alt blei forseinka. Dersom ting kan dra ut er det greitt å få beskjed om det, slik at prosessen blir mindre angstfylt, seier Åse.

Dårleg kommunikasjon

Også andre har opplevd det vanskeleg å komme i kontakt med fakulteta for å få informasjon om utveksling i løpet av sommarferien.

Alexandra Høle som studerer ved Det humanistiske fakultet (HF), har venta over ein månad på svar på ein mail der ho spurte om å få eit nytt fag godkjend. Ho er for tida på utveksling til Griffith University, campus Gold Coast i Australia.

– Eg sendte mail i juli og har endå ikkje fått svar. Hadde faget gått dette semesteret hadde det vore for seint. Det er vanskeleg å få svar på mail ved UiB i ferien, og dette er problematisk for oss som byrjar på skulen i juli, seier Høle.

Ved HF meiner dei at dette må vere ein glipp.

– Vi prøver å svare så fort som mogleg, og i forhold til forvaltningslova skal det ikkje ta meir enn tre veker å få svar. Eg kan ikkje seie kva som har skjedd her, seier studiesjef ved HF, Ronald Worley.

Han innrømmer likevel at det kan vere vanskeleg å få svar på vitskapelege spørsmål i sommarferien.

– Det er hovudsakleg administrative spørsmål informasjonssenteret kan svare på. Meir vitskapelege spørsmål kan vere eit problem, men vi prøver å få informasjon tilgjengeleg på nettsidene våre, seier Worley.

Kasteball

Lindis Åse opplevde i tillegg å bli sendt rundt i systemet utan ein klar person å forholde seg til.

– Det var litt som «Sjuande far i huset». Det er vanskeleg når ein ikkje veit kven ein skal forholde seg til, og det hadde vore greitt med ein kontaktperson når saksbehandlaren og rettleiaren din er på ferie.

Eva Svensson ved SV-fakultetet seier det alltid skal vere mogleg å få svar i informasjonssenteret om sommaren.

– Informasjonssenteret skal sende deg til riktig person. Viss ein sender mail og vedkommande er på ferie, skal ein få svar med melding om ferie og kven ein kan kontakte i staden for.

På fakultetet har det i vår vore fråver av ein studierettleiar over ein lengre periode, og Svensson meiner dette kan ha ført til Åse sine problem.

– Nye som har komme inn rett før ferien har gjerne ikkje lagt inn ein svarmail om kven ein kan kontakte i staden for. Det er beklageleg, og det er uheldig om dette har gått ut over enkeltstudentar, seier ho.

Studvest lukkast ikkje i å få kontakt med Seksjon for internasjonalisering av studiar ved Studieadministrativ avdeling.

Lindis Åse har tidlegare vore nyhendejournalist i Studvest, men har no slutta.